روز سه شنبه مورخ 18/9/93 ساعت 9 صبح جلسه هماهنگی مدیران و معاونین راهنمای عمره مفرده گروههای اعزامی 20/9/93 لغایت 20/10/93 در سالن اجتماعات حج و زیارت استان با حضور فرمانده محترم پلیس فرودگاه استان برگزار گردید.

در این جلسه که تعداد 28 نفر از عوامل کاروانهای عمره حضور داشتند ، چمن آرائی جانشین حج و زیارت استان ضمن خیر مقدم گوئی به فرمانده محترم پلیس فرودگاه ، همکاران ایشان و حاضران در جلسه ، اهداف جلسه را تعامل و همکاری با نهادهای مرتبط در امر اعزام زائران دانست و از عوامل کاروانها خواست تا همکاری لازم با پلیس فرودگاه بعمل آورند تا در روند اعزام زائران سعی شود مشکلی به وجود نیاید .

در ادامه منتظر المهدی فرمانده محترم پلیس فرودگاه از عوامل کاروانها خواست تا همکاری لازم با پلیس فرودگاه داشته باشند و بدون هماهنگی اقدامی ننمایند ، ساکهای زائران  چند ساعت قبل از پرواز و به موقع  تحویل گردد . در بعضی مواقع تاخیر در پرواز بوجود می آید که حفظ آرامش زائران مورد انتظار است و یا همراهان و بدرقه کنندگان زائران که سعی شود در داخل شهر زائران را بدرقه کنند و حدالامکان در فرودگاه حاضر نشوند که موجب ترافیک و شلوغی فرودگاه می گردد. 

منتظر المهدی در خصوص مواد مخدر و داروهای ممنوعه  گفت که الحمدالله استان اردبیل جزو استانهای اول در عدم حمل مواد مخدر در سطح کشور می باشد لذا همکاری و اطلاع رسانی شما عوامل محترم کاراون تاثیر مثبتی داشته و از این بابت تقدیر و تشکر می نمایم. فرمانده پلیس فرودگاه گفت که اکثر مواد مخدر در بسته های شکلات و تنقلات جاسازی می شود بنابراین از زائران خواسته شود که از همراه آوردن اینگونه اقلام خوداری نمایند.